L’Assistente di Direzione: cosa fa?

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Se sei assistente di direzione e  ti è capitato di rispondere alla domanda “Che lavoro fai?”, conosci bene la sensazione che arriva subito dopo la tua risposta. Il tuo interlocutore si fa silenzioso e la sua espressione si fa confusa.

A quel punto, sei tu a decidere se lasciar correre e far finta di nulla, oppure se scoprire le carte sul tavolo: “…Sai cos’è?”

Solitamente, la tua decisione dipende da quanta voglia tu abbia di spiegare il tuo lavoro per l’ennesima volta …

 

Ecco: cos’è?

L’Assistente di Direzione, cosa fa?

 

Cominciamo dando qualche definizione.

Il lavoro di Assistente di Direzione si può coniugare in diversi modi:

 

  • Assistente di Direzione al Presidente
  • Assistente di Direzione all’Amministratore Delegato
  • Assistente di Direzione al Direttore Finanziario
  • Assistente di Direzione al Direttore Commerciale
  • Marketing Assistant, quando segue il team marketing e ha competenze attinenti al settore che supporta
  • Team Assistant quando segue un gruppo di persone, ad esempio un reparto aziendale.
  • Può chiamarsi anche Assistente Personale, Executive Assistant, e via dicendo.

 

La Global Skills Matrix, redatta dalla World Administrators Alliance, dichiara che l’Assistente di Direzione viene definita in oltre 160 modi diversi in tutto il mondo.

 

Nessuna sorpresa, quindi, che vi sia confusione sul ruolo.

 

Come puoi vedere dagli esempi riportati sopra, il ruolo di Assistente di Direzione può essere accostato a molte figure aziendali.

Ogni assistente, a seconda della figura aziendale che affianca, ha mansioni diverse.

Attenzione, però: la differenza delle sue attività non sta nel reparto che supporta. La differenza la fa la persona che supporta.

 

Mi spiego meglio con un esempio pratico.

 

L’assunzione che sento fare, è: l’assistente di Direzione gestisce l’agenda, incastra gli appuntamenti nel calendario, organizza le riunioni, gli eventi, redige lettere, fa traduzioni, presentazioni, tiene in ordine l’archivio.

 

L’Assistente al Presidente fa tutte queste cose per il Presidente.

L’Assistente al Direttore Commerciale fa tutte queste cose per il Direttore Commerciale. E via dicendo.

 

Sbagliato.

 

Ecco quello che succede davvero:

 

CASO 1)

Il Presidente ha troppe cose da fare e questo toglie tempo ai suoi obiettivi aziendali, ha bisogno di qualcuno che si occupi delle attività organizzative mentre lui pensa alla strategia.

Il Presidente passa giorni a redigere il nuovo piano strategico quinquennale, e poi ore in sala riunioni a discuterlo con il proprio staff.

Una volta finito, arriverà alla scrivania della suo/a Assistente e troverà già fatto tutto il resto.

 

Il Presidente non ha avuto tempo di guardare il telefono tutto il giorno e nota solo ora che ha ricevuto un’e-mail che stravolge l’agenda del giorno dopo. Deve annullare appuntamenti importanti, scusarsi con alte cariche, spostare meeting che coinvolgono team interi.

Lo dice all’Assistente, ma lei ha già fatto tutto, anticipando la sua necessità.

 

Perché l’Assistente aveva visto l’e-mail e notato la sovrapposizione.

Soprattutto, l’Assistente capisce l’importanza di quella e-mail. Di conseguenza, ha spostato, annullato, si è profusa in scuse in nome del suo capo, giocato a Tetris con l’agenda come la migliore Nintendo-nerd.

In questo caso, il Presidente aveva deciso di delegare la gestione della propria posta alla sua Assistente e questo l’ha resa informata.

Studiando la posta e le risposte del suo capo alle e-mail, con il tempo l’Assistente ha capito come ragiona il suo capo e quali sono le sue priorità.

Il Presidente aveva bisogno di un braccio destro. Aveva bisogno di occuparsi della strategia per il futuro, sapendo che il presente fosse gestito al 100%.

Quindi ha formato la sua Assistente e le ha dato gli strumenti perché potesse sostituirlo dove necessario.

 

Spostiamoci d’ufficio.

 

CASO 2)

Il Direttore Commerciale sta avviando un programma di training che coinvolge l’intera rete commerciale. Vuole che tutti i venditori su scala mondiale, siano formati sui prodotti di tutte le consociate.

Bisogna capire chi può tenere i corsi, dove farli, organizzare videoconferenze che uniscano molti fusi orari, mettere in piedi un piano formativo complesso e di lunga durata.

La sua Assistente avrà davanti a sé mesi di duro lavoro.

 

Ti ho presentato i casi 1 e 2 di infinite possibilità.

I due casi hanno dei minimi comuni denominatori: organizzazione, confidenzialità, proattività. Ma alla fine della giornata, le due Assistenti andranno a casa con competenze molto diverse tra loro.

Un domani, il Presidente avrà un nuovo progetto e chiederà nuove competenze alla sua Assistente. Stessa cosa farà il Direttore Commerciale.

 

Quindi … l’Assistente di Direzione, cosa fa?

È il ruolo di supporto organizzativo al management aziendale.

Si occupa di organizzare progetti, riunioni, e il tempo di manager e di team.

È uno snodo comunicativo fondamentale: gestisce la comunicazione interna ed esterna all’azienda, quando il top management è impegnato a ragionare sui numeri.

 

Il successo delle aziende è fatto sì da numeri ma soprattutto da relazioni, empatia, connessione con il proprio cliente. Ecco perché un ruolo come quello dell’Executive Assistant è fondamentale. Gestisce la comunicazione che il manager non ha tempo di gestire ma, senza la quale, crollerebbe l’azienda.

Quindi, la prossima volta che ti chiedono “Che lavoro fai”, puoi rispondere “il Supereroe” 😎

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