Stile comunicativo, riservatezza e coerenza: così l’Executive Assistant diventa ambasciatore del brand aziendale
L’Assistente di Direzione è anche un ambasciatore del brand aziendale: ma in che modo può rappresentare l’immagine e i valori dell’azienda per cui lavora?
La risposta è semplice: parte tutto dallo stile comunicativo.
Nel ruolo di Assistente di Direzione, infatti, ogni gesto, parola o interazione contribuisce a costruire (o a compromettere) la reputazione dell’azienda che rappresenti.
Uno degli aspetti su cui insisto di più durante la formazione in presenza è proprio questo: far comprendere quanto lo stile comunicativo adottato da un Executive Assistant incida sulla percezione dell’azienda. Vediamo come!
L’importanza dello stile comunicativo per un Assistente di Direzione
Lo stile comunicativo che adotti ha un impatto diretto e profondo:
- Sull’efficienza;
- Sui risultati aziendali;
- Sulla motivazione interna;
- Sull’immagine esterna presso clienti, fornitori e stakeholder.
Vuoi un esempio concreto? Pensa a quando il cliente sei tu.
Hai mai trovato un commesso invadente?
La sensazione negativa che ti ha suscitato resta associata a quel brand. Tenderai, quindi, a evitare quel negozio, anche se sai di non trovare più lo stesso commesso.
Oppure, pensa a quando ti sei relazionato con una segreteria.
A volte hai percepito educazione, empatia, disponibilità; altre volte, l’opposto.
Tutto questo dipende quasi sempre dallo stile comunicativo adottato. E per gli Executive Assistant vale lo stesso principio.
Come comunicare il brand aziendale nel ruolo di Assistente di Direzione?
La comunicazione del brand aziendale come Executive Assistant parte da te: il modo in cui comunichi influenza gli altri e trasforma anche te stesso.
Sorridere (persino al telefono!), usare un linguaggio positivo, mantenere una postura aperta: tutto questo ha effetti anche sul nostro cervello, lo dice la neuroscienza.
E sai una cosa? Funziona!
Vuoi un esempio? Quando ero giovanissima, mi insegnarono a sorridere al telefono. Mi sembrava assurdo, ma ho sperimentato quanto possa fare davvero la differenza durante le chiamate difficili: clienti nervosi che cambiavano atteggiamento, persone ostili che arrivavano persino a scusarsi.
La morale? Lo stile comunicativo è una leva potente. Ecco perché, nel tuo ruolo di Executive Assistant, devi avere ben presente cosa puoi fare e cosa non puoi permetterti.
Rappresentare il brand aziendale come Assistente di Direzione: ecco cosa non fare
Una regola fondamentale per rappresentare l’azienda in modo credibile come Assistente di Direzione è non giudicare mai, in ogni situazione.
Non serve solo in sala riunioni, vale ovunque: alla scrivania, alla macchinetta del caffè o in corridoio.
Mai commenti, nemmeno se pensi che nessuno ti senta.
Mai espressioni non verbali fuori luogo: un alzare gli occhi al cielo, un gesto, uno sbuffo.
Un commento fuori posto, anche se detto sottovoce, può essere sentito. Un’espressione scettica può essere notata.
Questi dettagli minano la tua professionalità. Senza professionalità, un Executive Assistant perde credibilità. E il tuo ruolo si regge su professionalità e confidenzialità.
Bisogna essere impeccabili nella riservatezza e nel rispetto. Se sbagli una formula di Excel, puoi sempre formarti. Se vieni percepito come poco discreto, invece, la fiducia potrebbe non tornare mai più.
Saper mantenere la riservatezza anche quando ti viene chiesto di violarla, infatti, è una delle competenze più importanti di un Executive Assistant, anche se può essere causa di conflitti sul posto di lavoro.
Nella mia esperienza come assistente di CEO e Presidenti, ho spesso lavorato con team di Management con cui non potevo condividere informazioni. Alcuni manager si offendevano, ma proprio in quei momenti stavo costruendo la mia credibilità: dimostravo di essere una figura affidabile, professionale e, soprattutto, capace di mantenere il riserbo.
Ed erano proprio loro, un domani, a pensare a me per progetti sensibili e importanti.
Conoscere i valori dell’azienda (e del manager)
Per rappresentare bene i valori aziendali, come Assistente, devi conoscerli e sposarli: se non condividi i valori dell’azienda o del tuo manager, sarà molto difficile fare bene questo lavoro. Potrai forse rimanere come segretario o segretaria, ma non crescerai nel ruolo.
Melba Duncan – fondatrice della Duncan Group – dice una cosa che ripeto spesso ai miei allievi:
“Conosci prima di tutto il tuo manager come persona”.
Solo capendo chi è come individuo, infatti, potrai capire chi è come professionista. E solo se i vostri valori sono allineati, potrai supportarlo davvero.
Rappresentare l’azienda per cui lavori come Executive: due canali fondamentali
LinkedIn e il tuo dress code rappresentano due strumenti molto importanti per comunicare il tuo ruolo di Executive e i valori aziendali.
LinkedIn è uno strumento potentissimo: è pubblico, visibile ed è parte integrante del tuo modo di rappresentare te stesso e, indirettamente, la tua azienda.
Anche se commenti post che non riguardano la tua realtà lavorativa, fallo con la consapevolezza che stai parlando in un contesto professionale.
Immagina di essere a un evento, circondato da colleghi e manager: il tono che useresti lì è quello che devi usare anche online.
Anche il dress code, poi, è fondamentale. La libertà personale è importante, ma il tuo look deve essere coerente con il ruolo di Executive che ricopri.
Se il tuo manager non va mai in riunione con i top client in tuta, non puoi permettertelo nemmeno tu.
Puoi essere casual, certo, ma mai troppo. Perché non sai mai chi entrerà in ufficio quel giorno e tu, come Assistente di Direzione, rappresenti l’azienda e il ruolo, anche quando porti solo un caffè.
Rappresentare al meglio l’immagine e i valori dell’azienda, per un Assistente di Direzione, è una responsabilità quotidiana. Servono scelte consapevoli, comunicazione efficace e coerenza interna. Quindi:
- Sii professionale, anche nei dettagli;
- Comunica in modo positivo e autentico;
- Rispetta la riservatezza, sempre;
- Allinea i tuoi valori a quelli dell’organizzazione;
- Usa ogni canale – dalla voce al look, da LinkedIn al linguaggio del corpo – per esprimere credibilità.
Solo in questo modo, infatti, potrai costruire la tua credibilità al meglio e farti portavoce dei valori aziendali in ogni momento.
