Scopri come l’Assistente di Direzione può rendere le riunioni più efficaci grazie a struttura, regole e una buona preparazione
C’è una frase che si sente spesso nelle aziende: “Facciamo troppe riunioni inutili”.
In effetti, molti meeting si trasformano in dispersioni di tempo, energie e attenzione. Ma c’è un modo per ribaltare questa percezione: trasformare l’Assistente di Direzione nel vero facilitatore di una riunione aziendale.
Questa figura, infatti, non si limita all’organizzazione: può diventare strategica per guidare i partecipanti verso obiettivi chiari e risultati concreti e fare davvero la differenza nell’organizzazione di meeting produttivi.
Vediamo come!
Cosa fa un facilitatore di riunioni?
È la figura che si occupa di guidare e supportare un gruppo nel corso di una riunione, facendo in modo che sia produttiva. Nei meeting (soprattutto in quelli online), infatti, si riscontrano spesso questi errori:
- Mancanza di una struttura: si inizia a parlare senza una direzione precisa;
- Temi troppo generici: si finisce per toccare tutto e niente;
- Poca preparazione: i partecipanti arrivano senza aver letto il materiale.
Tutti questi problemi si possono riassumere in un unico grande errore: spesso organizziamo male le riunioni!
Serve, quindi, una svolta. E chi può guidarla meglio di un Executive Assistant nel ruolo di facilitatore?
Come rendere più efficaci le riunioni in azienda?
La struttura di una riunione efficace parte da un’agenda chiara.
Non basta scrivere “Varie ed eventuali” e affidarsi al caso: serve definire ogni punto con precisione (su Mainexecutives trovi proprio una Masterclass dedicata a come gestire i meeting online).
Un buon ordine del giorno dovrebbe includere, quindi:
- Gli argomenti da trattare;
- Il formato di ciascun punto (se si tratta di una discussione, di una votazione o di una presentazione);
- Il tempo stimato da dedicare a ogni sezione;
Come Assistente di Direzione, puoi anche usare delle tecniche di facilitazione. Per esempio:
- Coordinarti con l’owner per raccogliere i materiali necessari;
- Inviare reminder ai partecipanti;
- Inviare il materiale in anticipo ai partecipanti (è fondamentale: li aiuta a prepararsi e accelera i tempi);
- Fare follow-up, per assicurarti che tutti abbiano letto il materiale inviato.
Prendi ispirazione da metodi verificati (ma adattali alle tue esigenze)
Sapevi che in Amazon si dedicano i primi 30 minuti di una riunione alla lettura silenziosa del materiale condiviso?
È una prassi che funziona… in Amazon.
Ogni Assistente, per essere un facilitatore, deve conoscere bene il proprio pubblico. Adatta le strategie al tuo team: non tutti, infatti, reagiscono bene al silenzio obbligato o alla rigidità.
Usa timer e strumenti visivi: sono i tuoi alleati contro il tempo
Un timer ben visibile aiuta tutti a rispettare i tempi. Ecco perché è bene mandare dei reminder (“Mancano 5 minuti”, “Mancano 2 minuti”, etc.) ai relatori durante gli interventi.
Non servono tecnologie sofisticate: vanno bene anche le clessidre da 5 o 10 minuti, da posizionare sul tavolo in caso di riunioni in presenza.
In digitale, invece, si può usare un timer condiviso a schermo.
Stabilisci un regolamento della riunione
Stabilire poche regole chiare all’inizio di ogni riunione aiuta a mantenere il focus e a rimanere concentrati. Ad esempio, è utile:
- Tenere i microfoni spenti (tranne quando si parla);
- Avere le videocamere accese (se la cultura aziendale lo consente);
- Prendere la parola solo su invito o alzando la mano;
Un piccolo promemoria del regolamento a inizio riunione aiuta a creare delle buone abitudini: e bastano due minuti per farlo!
Concorda un codice segreto col tuo Manager
In riunione, poi, può servire aprire un “canale privato” tra l’Assistente e il Manager, per gestire le situazioni delicate, come:
- Un partecipante prolisso;
- Una discussione che degenera;
- Un punto che rischia di sforare i tempi.
Concordare segnali discreti (visivi o in chat) consente all’Assistente di intervenire o di chiedere supporto senza interrompere il flusso.
Scegli un osservatore: sarà utile per crescere
Un’idea utile è nominare a ogni riunione una persona diversa con il compito di osservare cosa ha funzionato a livello organizzativo, cosa è risultato dispersivo o inefficace e quali suggerimenti possono migliorare il prossimo meeting.
Cambiare osservatore ogni volta garantisce punti di vista diversi, ed è proprio questo che fa evolvere il team.
La minuta: da incombenza a strumento strategico
La stesura della minuta è spesso vista come una delle attività più noiose post-riunione. Se bene strutturata, però, può diventare uno strumento potentissimo.
Ecco cosa non può mancare in una minuta davvero utile:
- Un elenco chiaro delle azioni da svolgere;
- Indicare, per ogni azione, il responsabile e la scadenza dell’attività;
- Una sintesi finale leggibile, utile anche a chi non ha partecipato al meeting.
Una minuta ben fatta diventa un riferimento per tutto il team, non è solo un documento da archiviare. In Mainexecutives trovi una Masterclass anche sulle minute in riunione, che può esserti molto utile per realizzarle al meglio.
Un Assistente di Direzione nel ruolo di segretario del Management Team o del Leadership Team, ad esempio, può trovarsi coinvolto anche in discussioni intense e può dover affrontare temi delicati. La sua abilità sta anche nel mantenere quel livello di riservatezza e di confidenza necessario per decisioni che riguarderanno, in futuro, altre persone, altri enti e nuovi risultati. Oltre che, ovviamente, nel redigere, in ogni caso, una minuta accurata del meeting, a fronte delle discussioni emerse.
L’Assistente di Direzione ha tutte le competenze per diventare il facilitatore di una riunione aziendale e trasformarla in un momento di tempo ben investito, grazie a organizzazione, empatia e alla conoscenza delle persone e delle dinamiche aziendali.
Non si tratta solo di “Preparare la call”, ma di facilitare la comunicazione, stimolare l’efficienza e portare risultati concreti.
In presenza o online, la differenza la fa chi orchestra la riunione… anche dietro le quinte!
